Energierechnungen vollautomatisch analysieren und verarbeiten

Bei Energierechnungen gibt es zahlreiche und vor allem sehr spezifische Fehlerquellen, wenn etwa auf der Rechnung eine falsche Spannungsebene abgerechnet wird. Das wird mit herkömmlichen Rechnungsprüfungssystemen nicht erkannt, da diese nur nach den erwarteten Kosten schauen. Mit Hilfe der neuen automatischen Rechnungsanalyse von meine-energie.de werden schwerwiegende Fehler dagegen automatisch unterschieden und sicher erkannt. Auf diese Weise konnte die Anzahl der zur manuellen Nachbearbeitung ausgesteuerten Belege, die in der Praxis bei durchschnittlich 20 Prozent liegen, auf etwa 5 Prozent reduziert werden. Über die Standardschnittelle zum Rechnungswesen können mithilfe von meine-energie.de so die eingehenden Energierechnungen vollautomatisch geprüft und verarbeitet werden– bis hin zur Verbuchung in der Finanzbuchhaltung und der Zahlungsfreigabe. Damit wird die Verarbeitungsgeschwindigkeit drastisch beschleunigt.

Bisher wurden Rechnungsbelege lediglich auf Abweichungen zu den erwarteten Kosten hin überprüft. Diese erwarteten Kosten basieren auf einer Abbildung aller möglichen Abrechnungssysteme für Elektrizität und Gas. Im Rahmen einer Untersuchung zu den typischen Fehlerursachen in Energierechnungen hat meine-energie.de festgestellt, dass sich die auftretenden Fehler in unterschiedliche Klassen einteilen lassen. Die Nachverfolgung von Fehlern kann somit jeweils getrennt erfolgen. Viele Fehler in bestimmten Klassen bewegen sich typischer Weise im Rahmen geringer Abweichungen und können nach kurzer Zeit vom Lieferanten wieder ausgeglichen werden. Andere erfordern wiederum eine sofortige Reklamation der Rechnung und dürfen in der Buchhaltung nicht zur Zahlung angewiesen werden. Dazu gehört häufig die falsche Spannungsebene. Aber auch wenn ein Lieferant für Elektrizität eine eigene Strategie in der Annahme oder Berechnung von Benutzungsstunden verfolgt, kann es zu ähnlichen Abweichungen wie bei einer falschen Spannungsebene kommen.

Mit der Rechnungsanalyse von meine-energie.de werden diese Fehlerbilder automatisch erfasst und aussortiert. Für die manuelle Kontrolle von Energierechnungen bedeutet dies eine spürbare Erleichterung, da die Ursachen von Abweichungen direkt am Rechnungsbeleg kommentiert werden und gleichzeitig schwerwiegende Fehler wie eine falsche Spannungsebene sofort zur Reklamation führen. Andere Fehler wie etwa Fälle abweichender Benutzungsstunden können unterjährig in einem abgestimmten Toleranzband akzeptiert werden. Mit der letzten Rechnung eines Jahres müssen dann alle zwischenzeitlichen Abweichungen ausgeglichen sein, bevor die letzte Zahlung angewiesen wird.

Diese Neuentwicklung wurde durch die Investitionsbank des Landes Brandenburg (ILB) im Auftrag des Ministeriums für Wirtschaft und Energie des Landes Brandenburg (MWE) mit dem Programm „Brandenburger Innovationsgutschein“ gefördert.